APROBADA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Y EL PLAN ESTRATÉGICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DE COMISIONES OBRERAS DE CASTILLA Y LEÓN
Aprobación de la Política de Archivos y el PEGDA en el Consejo de CCOO de Castilla y León
El pasado miércoles 1 de diciembre de 2021 se constituyó el nuevo Consejo de Comisiones Obreras de Castilla y León, máximo órgano de decisión del sindicato, surgido del XII Congreso celebrado los días 29 y 30 de junio de presente año.
En el último punto del orden del día de la reunión figuraba la presentación de la Política de Gestión de Documentos y Archivos y el Plan Estratégico de Gestión Documental y Archivos de CCOO de Castilla y León que ya habían obtenido la aprobación de la Comisión Ejecutiva el 19 de octubre de 2021. Los documentos fueron defendidos por Ignacio Fernández Herrero, Secretario de Cultura y Movimientos Sociales y Presidente de la Fundación Jesús Pereda y recibieron el respaldo unánime del Consejo.
Han quedado sancionadas, así, dos herramientas esenciales para el funcionamiento y desarrollo del Sistema Archivístico de CCOO en nuestra Comunidad Autónoma. Éstas se ha venido elaborando a lo largo del anterior periodo congresual (2017-2021) y su ejecución, revisable anualmente, está prevista para los próximos cuatro años.
Si bien el trabajo ha sido realizado en el seno de la Fundación Jesús Pereda, responsable de la gestión de los archivos de CCOO en Castilla y León, la redacción definitiva recibió un notable impulso con la constitución, el 17 de diciembre de 2019, del Grupo de Trabajo de Archivos. Dicho grupo está formado por las personas responsables de los archivos de cada una de las sedes de CCOO abiertas en las provincias y comarcas de Castilla y León, que han participado colaborativamente en el resultado final.
Política de gestión de documentos y archivos
La Política “… define y establece las líneas directrices que rigen el sistema de gestión documental y archivo de las Comisiones Obreras de Castilla y León…”. Así, dispone el ámbito de aplicación, que abarca a las organizaciones territoriales que configura el Sistema de Archivos de CCOO de Castilla y León. Establece, igualmente, los roles y responsabilidades de cada órgano y unidad administrativa. Dispone, también, las líneas generales de los procesos de gestión documental. Y, finalmente, las herramientas que hacen posibles dichos procesos, diferenciando entre la documentación formalizada y el software de gestión documental.
Con respecto a la primera existen en este momento y en continuo proceso de revisión y mejora: el Cuadro de Clasificación orgánico-funcional, la ficha de identificación de series y el Formulario de transferencia. Ha quedado, a su vez, establecida la obligación de desarrollar e implementar: el calendario de conservación/retención, el protocolo de consulta y préstamo y el Censo-Guía de Archivos de Comisiones Obreras de Castilla y León. En relación con el software de gestión documental se ha optado, para la documentación sin vigencia administrativa, por la aplicación AtoM (Acces to Memory) quedando en proceso de valoración la adopción de instrumentos adecuados para la gestión de la documentación electrónica.
Se cierra la Política con los requisitos mínimos del documento electrónico, la propuesta de un plan de formación continua y de supervisión y auditoría.
Plan estratégico de gestión documental y archivo
Por su parte, el Plan estratégico de gestión documental y archivo (PEGDA) se presenta como un documento, por un lado, recopilatorio de la labor realizada durante el XI periodo congresual y, por otro, como una relación de propuestas y compromisos para el XII periodo congresual. En éste último sentido destaca el establecimiento de cuatro objetivos estratégicos y la definición de las líneas de actuación para cada uno de ellos. Vinculadas a éstas se señalan, a su vez, las actividades concretas a ejecutar y los índices de evaluación a los que están sujetas.
Cada línea de actuación lleva aparejado un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que permite barajar diferentes tipos de estrategias (ofensiva, defensiva, de reorientación o de supervivencia). Ello con el fin de adaptarse a unos contextos internos y externos continuamente cambiantes.
Objetivos estratégicos y líneas de actuación
El primer objetivo estratégico, que mantiene el espíritu con el que se principió el desarrollo del sistema de gestión documental, está destinado a profundizar en una cultura de archivo. Este es el eje central a partir del cual se sostienen el resto de objetivos. Por ese motivo cuenta con el mayor número de líneas de actuación, algunas de ellas heredadas, precisamente, de los inicios del proyecto. Aquí se enmarcan las actividades de formación y las de difusión. Igualmente figuran las acciones de coordinación con la Red de Archivos de CCOO y las colaboraciones con otras entidades y organismos.
El segundo objetivo estratégico supone un impulso decidido para desarrollar un sistema de gestión documental al servicio de la organización. Para ello se establecen líneas de actuación destinadas a la comunicación con el territorio, a través, sobre todo, del Grupo de Trabajo de Archivos de CCOO de Castilla y León. También se concentra en la adecuación de espacios de archivo y el control de la documentación y las publicaciones aplicando herramientas archivísticas sometidas a los estándares internacionales.
El tercer objetivo estratégico se centra en la atención al patrimonio documental de CCOO (recuperación de archivos). En tal sentido se centra en la labor de salvaguarda urgente de archivos en peligro de desaparición. Igualmente se dedica al diseño y ejecución de proyectos de rescate. De entre ellos destacan, en este momento, el Archivo de las secciones mineras de CCOO instalado en Fabero (León), o la recuperación de los archivos de actividades desaparecidas en nuestra Comunidad Autónoma como la textil en Béjar o la resinera.
El cuarto objetivo estratégico se destina a afrontar el reto de la documentación electrónica. Se entiende éste como un factor imprescindible para poder asumir con garantías la realidad presente. Por ese motivo se precisan instrucciones sobre la creación, gestión, recuperación y conservación de documentos electrónicos con todas sus especificidades.
La aprobación de La Política y el Plan Estratégico de gestión documental y archivo de Comisiones Obreras de Castilla y León por el máximo órgano de decisión de la organización supone un reconocimiento al trabajo realizado durante los cuatro pasados años. Abre, además, nuevos horizontes para los cuatro próximos. Es, también, una muestra de atención a la documentación que se genera con la actividad sindical y que es registro y prueba de la misma.
Quedan, pues, dispuestas las bases para el tratamiento riguroso de la documentación sindical. Para ello se siguen los principios fundamentales de transparencia y protección de datos. Así se garantiza la existencia de un archivo histórico contextualizado y convenientemente descrito.
