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Informe sobre el estado de la cuestión del sistema archivístico de las Comisiones Obreras de Castilla y León

La Fundación Jesús Pereda, en cumplimiento de las funciones asignadas a su centro de interés “Archivo y Memoria Histórica”, asume la dirección y coordinación del sistema archivístico de Comisiones Obreras de Castilla y León. En junio de 2018 se presentó, y aprobó, en el Consejo de Comisiones Obreras de Castilla y León, el plan destinado a ejecutar las acciones necesarias para la reorganización del archivo y el desarrollo de un sistema de gestión documental.

A principios del presente mes de noviembre se elevó a la Comisión Ejecutiva un informe dando cuenta del cumplimiento de dicha planificación, en el que se deja constancia de las actuaciones llevadas a cabo hasta el momento. Éstas son, en resumen, las siguientes:

  1. INCORPORACIÓN A LA RED DE ARCHIVOS DE COMISIONES OBRERAS DE CASTILLA Y LEÓN

Con el fin de mantener el contacto e intercambio de experiencias con los archivos que forman parte de la Confederación Sindical de Comisiones Obreras el Archivo de Castilla y León se ha incorporado a la Red de Archivos de Comisiones Obreras.

La Red de Archivos de Comisiones Obreras mantiene un contacto continuado entre sus miembros y se reúne de manera presencial periódicamente. En estos momentos, por ejemplo, y entre otras cosas, se encuentran, a partir de la experiencia propia, difundiendo entre los diferentes archivos las posibilidades de manejo del software abierto de gestión documental archivística, ICA Atom, impulsado desde el Consejo Internacional de Archivos.

  1. FORMACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO.

Gracias al convenio firmado con las Universidades de León y Salamanca, se ha podido contar con profesorado experto en gestión documental y archivística que ha impartido una formación básica en dichas materias a todas las personas que, ya como empleadas ya como liberadas sindicales, trabajan para la organización de Comisiones Obreras. Dicha formación, de un total de diez horas, se inició con una introducción a la gestión de documentos para continuar con los elementos básicos de la organización de los mismos y terminar, finalmente, con su valoración y eliminación o conservación, según el caso.

Curso de gestión documental y archivo para personal contratado de Ávila y Segovia en Ávila, 18 y 19 de octubre de 2018

  1. ADECUACIÓN DEL ESPACIO FÍSICO DE DEPÓSITO DOCUMENTAL.

Para actuar como Archivo Central (ArCe) de carácter intermedio se ha rehabilitado el espacio que, aunque ya empleado como lugar de custodia documental, no reunía los requisitos mínimos para el correcto cumplimiento de su función.

Para ello se han trasladado todos los materiales ajenos al archivo a otro almacén y se ha procedido a la limpieza y pintura del espacio.

Siguiendo criterios archivísticos se han instalado repelentes de insectos y ratas así como alarmas de detección de movimiento, humo e inundación.

Gracias a todo ello se ha podido empezar a recolocar la documentación propiamente dicha en los armarios compactos existentes

  1. ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

En coordinación con la Red de Archivos de Comisiones Obreras y aplicando criterios archivísticos, se ha podido dar comienzo a los procesos de valoración documental a partir de los cuales se han establecido calendarios y criterios de eliminación de algunas series, a fin de llevar a cabo su correcta salvaguarda.

A partir de los trabajos de valoración se determinó llevar a cabo la donación de las colecciones de publicaciones periódicas de El Jueves y la revista La Calle a la Biblioteca Pública de Castilla y León, donde se encuentran actualmente a disposición de la ciudadanía.

Colección completa de la revista La Calle (1978-1982)

  1. CREACIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVOS DE COMISIONES OBRERAS DE CASTILLA Y LEÓN.

Dado que el Archivo de Comisiones Obreras de Castilla y León es un sistema que, en correspondencia con la organización del sindicato, reúne diferentes espacios y ramas, se han nombrado responsables en cada provincia y comarca encargados de la gestión archivística en sus territorios. Cada una de estas personas, junto con la Fundación Jesús Pereda, forman el grupo de trabajo de Archivos de Comisiones Obreras de Castilla y León, cuya finalidad fundamental es coordinar el sistema archivístico, establecer criterios comunes y compartir buenas prácticas.

La Fundación tiene prevista la celebración de la primera reunión de este grupo el próximo mes de diciembre con la participación de compañeros y compañeras de la Fundación 1º de Mayo que, como encargada de la custodia y difusión del Archivo de Historia del Trabajo, compartirán sus experiencias y metodología de trabajo.

  1. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

En estos momentos la Fundación se encuentra desarrollando diversos trabajos de carácter archivístico que se irán ejecutando en diferentes etapas y que pueden resumirse en los siguientes puntos.

  • Elaboración de una encuesta para llevar a cabo el Censo de Archivos del Sistema Archivístico de CCOO de Castilla y León
    • A fin de recabar los datos fundamentales de todos los espacios, personal y recursos de los archivos que forman parte del Sistema archivístico de CCOO de Castilla y León se ha elaborado un primer borrador de encuesta que será base y fundamento del Censo de Archivos.
  • Como recursos y herramientas archivísticos necesarios para la correcta gestión de la documentación se han empezado a desarrollar los borradores de los siguientes formularios:
    • Etiquetas para las caja de archivo definitivo
    • Formulario de préstamo de documentos
    • Formulario de testigo de documentos prestados
    • Formulario de transferencia de documentación (de la oficina al archivo intermedio)
    • Formulario de evaluación de series.
    • Formulario de eliminación de documentos.
  • Desarrollo del Cuadro de Clasificación
    • Partiendo del Cuadro de Clasificación propuesto por la Confederación de Comisiones Obreras (Manual de Organización de Archivos de Oficina de CCOO y Reglamentos) se llevó a cabo la adaptación al caso de Comisiones Obreras de Castilla y León, al tiempo que se adecuaba el organigrama exclusivamente orgánico a otro de carácter más funcional que resulte mucho más práctico y adaptable a las posibles y sucesivas alteraciones en las estructuras.
    • Igualmente se llevaron a cabo sendas entrevistas con las Secretarías de Cultura y Movimientos Sociales y la de Migraciones y Medio Ambiente a fin de establecer las series documentales que generan, así como desarrollar un modelo de recopilación de datos que sea aplicable al resto de secretarías y secciones.

Adjuntamos el informe presentado en la Comisión Ejecutiva de Comisiones Obreras.

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